Saber cómo organizar una convención es algo esencial para que este tipo de eventos sean un éxito y todos los asistentes se sientan satisfechos. En este sentido, nos parece importante destacar qué, lograr un buen resultado, no siempre implica hacer lo que hacen los demás. Buscar un punto de diferencia es la verdadera razón que explica el triunfo de unos eventos frente a otros.
¿Cómo se puede organizar una convención?
El mundo de la organización de eventos, convenciones y congresos es más complejo de lo que se suele creer, y lo primero que hay que tener en cuenta es que no todo evento al que asisten una pluralidad de personas es una convención, porque esta tiene unas peculiaridades que la hacen especial.
Una convención es un evento que puede tener carácter público o privado. Es decir, un acto al que puede asistir cualquiera que tenga una entrada, o un acto al que solo pueden asistir aquellos que dispongan de una invitación. La diferencia con otros eventos es qué, en este caso, el acto se realiza por un determinado motivo.
Por tanto, a la hora de organizar un acto de este tipo, debemos tener en cuenta varias cosas:
- ¿Será público o privado?
- ¿Cuál es el objetivo o el motivo de organización?
- ¿Tiene fines lucrativos?
- ¿A qué tipo de público va dirigido?
Otro factor diferenciador es el tiempo de duración. Aunque hay convenciones que duran solo una jornada, lo habitual es que se desarrollen durante un par de días, o incluso más.
¿Quiénes se encargan de organizar una convención?
Gestionar las invitaciones o la venta de entradas, confirmar las asistencias, buscar a los ponentes, reservar los hoteles para los asistentes, contratar un catering… Las convenciones y congresos son eventos que requieren de una gran logística y de atender a muchos factores diferentes a la vez.
Es por ello, que lo más habitual es dejar esta tarea en manos de especialistas. Además, los resultados obtenidos son muchos mejores si esos profesionales no solo se encargan de cuestiones prácticas como la reserva de espacios o salones, o la coordinación de los asistentes, sino que disponen de una experiencia que les permite aconsejar a la persona o empresa que ha decidido poner en marcha el acto sobre la toma de decisiones que ayudarán a que el evento sea todo un éxito.
Organizar una convención paso a paso
Estos son algunos consejos para organizar una convención de manera óptima.
Escoger la fecha
Lo primero que hay que hacer es escoger la fecha para la celebración del evento, puesto que sin ella no es posible empezar a hacer gestiones como la reserva de salas o el envío de invitaciones.
Es importante empezar la organización unas semanas antes, incluso unos meses antes, si es posible. Cuanto más lejana esté la fecha de celebración del evento de la fecha en que se empieza a preparar el mismo, más tiempo habrá para organizarlo todo con tranquilidad. Además, hacer las reservas con tiempo permite ahorrar dinero.
Por otro lado, a la hora de fijar la fecha, hay que tener la precaución de elegir un día que no coincida con un acontecimiento importante en la ciudad. Por ejemplo, sería mala idea organizar una convención de empresa en Madrid en las mismas fechas en las que sabemos que en la ciudad se va a celebrar la final de un partido de fútbol importante
Elegir la ciudad
Precisamente, la elección de la ciudad de celebración es lo segundo que tenemos que hacer. Aunque hay rincones con mucho encanto, en este caso conviene ser prácticos.
Lo ideal es escoger una ciudad que esté más o menos equidistante del lugar de origen de la mayoría de los asistentes, que cuente con una buena oferta hotelera, que tenga disponibles una amplia variedad de salones y establecimientos para el desarrollo del evento, que cuente con una buena oferta de ocio, y con un buen sistema de transporte.
Escoger el tema de la convención
Como señalábamos antes, una de las particularidades de la convención es que la misma suele girar en torno a un tema determinado, de ahí la importancia de escogerlo lo antes posible. Se trata de encontrar un tema central en torno al que giren todas las actividades y ponencias que se van a realizar.
Encontrar un lugar para el evento
El siguiente paso nos lleva a buscar el sitio idóneo para la celebración del evento. Puede tratarse de un hotel, de un centro de convenciones, de un edificio que se alquile en exclusiva para este acto, etc.
No hay un único lugar perfecto, porque la elección del lugar ideal depende de factores tan variados como la fecha de celebración del acto, el número de asistentes, o el tema a tratar.
Detallar la agenda
Con todo lo anterior ya listo, es hora de empezar a trabajar en la agenda de actividades y eventos que habrá dentro de la convención. Dado que que esta suele durar varios días, es habitual combinar actividades más formales y relacionadas propiamente con el tema de la reunión, con actividades más lúdicas para el final de la jornada.
Por ejemplo, si para la mañana y las primeras horas de la tarde se han organizado una serie de conferencias, para última hora del día se puede preparar un cóctel en el que los asistentes puedan charlar de forma más distendida.
Cuando tengamos esto listo, podemos empezar a buscar profesionales para las ponencias, para gestionar el audio y el video, para encargarse del marketing, etc. Finalizada esta fase de preparación, todo está listo para dar a conocer el evento y empezar a mandar las invitaciones, o la venta de entradas.
Cómo marcar la diferencia en una convención
Aquí tienes algunas ideas para que tu evento no sea como los demás:
- Crea un pack de bienvenida que cause impacto.
- Empieza el evento con un acto más informal, como un desayuno o un cóctel de bienvenida.
- Organiza el evento en un lugar único.
- Asegúrate de potenciar la comunicación entre todos los asistentes.
- Ofrece un poco de flexibilidad, no hagas que los invitados se sientan agobiados por estar demasiado sujetos a un horario.
Cuando se trata de cómo organizar una convención, la experiencia de los profesionales es la que marca la diferencia. Si necesitas ayuda para organizar una convención, ¡ponte en contacto con nosotras!
