Cómo organizar un evento empresarial
Tener claro cómo organizar un evento empresarial es el primer paso para conseguir el resultado que se busca con el mismo. De ahí que, en la mayoría de los casos, lo más recomendable sea contar con el asesoramiento de expertos. Para ayudarte con la preparación de tu evento, vamos a darte algunos consejos que te vendrán bien para organizar tu propio evento empresarial.
¿Qué es un evento empresarial y cuáles son sus beneficios?
No toda actividad organizada por la empresa tiene la consideración de evento empresarial, esto es importante aclararlo. Un evento empresarial es un acto público o privado, al que pueden asistir solo los miembros de la empresa y sus colaboradores, o abierto al público en general, que guarda estrecha relación con la actividad que lleva a cabo la entidad. Algunos ejemplos de eventos empresariales de diferente tipo son:
- Un acto benéfico organizado por la empresa para recaudar fondos: un concierto, un mercadillo solidario, un evento deportivo, etc.
- La fiesta de inauguración de una nueva delegación.
- Una rueda de prensa para dar a conocer un nuevo producto o servicio.
En realidad, el evento empresarial es mucho más que una acción social, es una acción que debe alinearse con la estrategia de marketing de la compañía, porque a través de él siempre se intenta “vender” algo. En este caso, el objetivo más habitual es reforzar la imagen de marca de la empresa tanto entre sus empleados y colaboradores como entre el público que podría estar interesado en sus productos o servicios.
Beneficios de celebrar un evento empresarial
Sirve para construir imagen de marca
Tal y como acabamos de señalar, uno de los objetivos fundamentales de este tipo de actos es reforzar la imagen positiva que la empresa transmite tanto al interior como al exterior. Le permite darse a conocer más en profundidad y ganarse la confianza de los asistentes.
Esto tiene diferentes repercusiones positivas, pero entre ellas podemos destacar que refuerza la fidelidad de los miembros de la plantilla, posiciona a la empresa como un lugar interesante para trabajar entre aquellas personas talentosas que están buscando empleo y consigue incrementar las ventas.
Facilita las relaciones cara a cara
Con frecuencia, la relación entre unos miembros y otros de la empresa, o entre los miembros de la plantilla y los proveedores, los colaboradores externos o los clientes, solo se lleva a cabo mediante vía telefónica o por correo electrónico.
El evento empresarial es una forma sencilla de conseguir que esa relación se haga cara a cara, mejorando la misma. Las comunicaciones por teléfono o e-mail serán, a partir de ese momento, mucho más cercanas, porque ya se conoce de manera personal al interlocutor y esto mejora la comunicación en su conjunto y las relaciones comerciales.
Puede ser una fuente de ingresos
Algunas empresas tienen tanto peso en el mercado que son muchos los que están dispuestos a pagar por acudir a sus eventos, incluso por merchandising de la misma. Para este tipo de negocios, el evento empresarial puede convertirse en una fuente de ingresos. Quizá la compañía no obtenga rentabilidad de esta actividad, pero, en la mayoría de los casos, las ganancias generadas sirven para cubrir el coste de organización del evento.
Permite conocer mejor al público objetivo
En este tipo de eventos, la empresa puede tener un contacto mucho más directo con su público objetivo y conocer más a fondo sus necesidades y sus gustos. Cuanta más información se tenga sobre estas personas, más sencillo resultará después diseñar productos o servicios que tengan demanda en el mercado, así como publicitarlos.
Principales aspectos para saber cómo organizar un evento empresarial
Definir el objetivo
Entre los múltiples pasos que hay que dar para organizar un evento empresarial, el primero de ellos es tener claro qué se persigue con el mismo. Ya que después de esta decisión será mucho más fácil tomar otras, como qué tipo de evento organizar, en qué lugar llevarlo a cabo o qué herramientas emplear para medir los resultados.
Definir al público objetivo
A la hora de escoger los shows para eventos corporativos o las diferentes actividades que se van a llevar a cabo, es importante pensar en el tipo de público objetivo que va a acudir. Por ejemplo, si solo acude personal de la empresa, se pueden hacer sesiones de networking, organizar un team building, etc. Por el contrario, si asistirán consumidores, entonces las actividades deben tener un carácter algo más promocional.
El presupuesto
Saber con cuánto dinero se cuenta para organizar el evento es esencial, porque de ello va a depender que se puedan hacer o no ciertas cosas. El presupuesto influye en cuestiones como los profesionales a los que se va a contratar, el catering, el lugar de celebración, etc.
Elegir día, hora y localización
Acertar con el día y la hora es esencial para conseguir el éxito. Por ejemplo, si organizamos un evento festivo el día en que se juega una final deportiva en la que participa un equipo de fútbol español de gran tirón entre el público, sabemos que el poder de atracción de la actividad que estamos preparando no será tan grande.
Hay que procurar que el evento no coincida con otros que puedan ser más importantes y atractivos, y, además, hay que elegir bien el sitio, procurando que tenga aforo suficiente, que se adapte bien a la actividad que se va a realizar y que sea accesible.
Crear una experiencia original
Sea cual sea el público objetivo del evento empresarial, lo importante es que la experiencia se vuelva inolvidable para los asistentes y, por ello, lo mejor es recurrir a actividades bien organizadas, que sean originales y diferentes.
Ahora que ya sabes cómo organizar un evento empresarial y lo complejo que puede llegar a ser, quizá desees dejar la preparación del tuyo en manos de especialistas. Si es así, contacta con Andrómeda Eventos y nosotros te ayudaremos.
