En los últimos años, con los avances en tecnología, la inteligencia artificial (IA) se ha convertido en una herramienta muy útil en la organización de eventos.
Nosotras mismas hemos explorado cómo las IA están revolucionando nuestro sector, desde la fase cero previa a la organización como en las actividades posteriores. ¡Te contamos más sobre la aplicación de la inteligencia artificial en eventos!
Usos de la inteligencia artificial en eventos
La inteligencia artificial, aunque es un concepto un poco complejo de entender, sirve para hacer predicciones y brindar resultados gracias a su algoritmo entrenado previamente. Existen diferentes tipos de inteligencias artificiales, algunas más genéricas y otras más enfocadas a sectores específicos, aunque la mayoría de ellas pueden ayudarnos en nuestro evento de varias formas:
- Recopilación de información: una inteligencia artificial nos puede ahorrar mucho tiempo, proporcionándonos información rápidamente si hacemos las preguntas de manera adecuada. Así, podemos conseguir datos como lugares donde realizar un evento, precios y capacidad, predicciones del clima y mucho más.
- Análisis de datos: si hay algo en lo que una IA puede ayudarte siempre, es a ejecutar un buen análisis de datos, por ejemplo, con la cantidad de asistentes, sus gustos, un listado de los recursos que necesitas, análisis de encuestas o formularios, etc. De esta manera, obtendrás la información que necesitas extraer más fácilmente y de manera rápida.
- Optimización y simplificación de procesos: la IA no solo nos permite hacer automatizaciones, sino que también sirve para facilitar procesos de registro y acceso, así como para resolver dudas y muchas otras tareas.
- Personalizar experiencias y fomentar la participación: durante un evento, es esencial que los asistentes participen. Gracias a la inteligencia artificial, podrás recopilar datos para ofrecer experiencias más adaptadas a tu público, o bien dar soluciones de asistencia virtual durante el evento.
Cómo aplicar la inteligencia artificial en eventos
Ahora ya conoces un poco más las utilidades de la inteligencia artificial, pero ¿Cómo podemos aplicarla en un evento? Cuando hablamos de utilizarla, no solo nos referimos al evento en sí, sino también a las fases anteriores y posteriores. Por eso, vamos a ver algunos usos y ejemplos en los que una inteligencia artificial puede ser de gran ayuda por cada etapa.
Antes del evento
Para empezar, si los asistentes al evento se registran a través de un formulario, una IA puede hacer un análisis de esos datos para entender el tipo de público que va a asistir, conocer su demografía, sus intereses o sus profesiones (si hay un campo en el formulario que lo pida).
Esta información nos permitirá adaptar las actividades del evento u organizar la distribución de mesas, por ejemplo, con base en sus profesiones para hacer networking. Existen también inteligencias artificiales que nos permiten también analizar los perfiles de LinkedIn para identificar potenciales asistentes y mandarles mensajes para promocionar nuestro evento.
Por otra parte, una IA nos puede ser muy útil para obtener ideas para eventos, como temáticas, acciones y actividades tras un análisis del público asistente para que se adapte mejor. También puede repartir esas actividades en un horario optimizado si se lo pedimos.
Además, una vez tengamos un recuento de la cantidad de asistentes, podremos pedirle también a la IA que nos indique cuántos recursos vamos a necesitar, o sea que puede ser una buena ayuda para la organización previa del evento.
Durante el evento
El objetivo de utilizar una IA durante el evento es que ayude a que todo fluya y a que los participantes se sientan cómodos e interactúen. Por eso, uno de los principales usos es como asistente virtual o chatbot.
Puedes añadir pantallas en tu evento con un asistente virtual para que los asistentes resuelvan sus dudas sobre horarios, localizaciones y más, o la opción que más nos gusta a nosotras, que los asistentes al evento puedan acceder a este chatbot a través de su teléfono. ¿Por qué? Porque así se puede personalizar mucho más la experiencia con base en cada persona, ofreciendo las actividades que más le interesen, por ejemplo.
Un asistente virtual es muy útil también para fomentar la participación en congresos y conferencias presenciales o virtuales, ya que los asistentes pueden añadir sus preguntas para que sean contestadas al momento o al acabar, todo de forma automatizada. Incluso pueden añadir sus preguntas previamente al evento para que se comenten durante la conferencia.
Por otro lado, una inteligencia artificial nos puede ayudar a simplificar procesos automatizados, como el registro del evento por reconocimiento facial. O bien ayudándonos a distribuir las entradas principales, dónde ubicar seguridad, conocer los puntos de accesibilidad, etc.
Después del evento
Una vez acabado nuestro evento, podemos hacer encuestas a los asistentes a través de herramientas como Google Forms o SurveyMonkey que incluyen IA, para analizar datos sobre la asistencia y la satisfacción, así como para calcular el retorno de la inversión.
Además, luego podemos analizar esos datos con la IA, por ejemplo, viendo la cantidad de asistentes que han utilizado un chatbot, y si les ha sido útil y ha mejorado su experiencia. Otro ejemplo sería a través de las cámaras de videovigilancia, ver las zonas más concurridas y adquirir información para aplicar a futuros eventos, adaptando el espacio y los recursos.
Aspectos a tener en cuenta con el uso de la IA en eventos
Aunque la aplicación de la inteligencia artificial en eventos nos pueda ser de gran ayuda, es cierto que es algo novedoso y que hay personas que tienen cierto rechazo hacia ellas. Por eso, es muy importante siempre informar a los asistentes de cuándo están haciendo uso de una IA (por ejemplo, con un chatbot). La transparencia es esencial para mantener la ética en estos casos.
También es crucial tener en cuenta las leyes de protección de datos, para mantener la seguridad de los asistentes en todo momento. Si deben introducir sus datos en algún formulario, o para la compra de la entrada, recuerda añadir en la hoja de consentimiento que sus datos van a ser tratados por una IA para personalizar su experiencia.
Por último, una IA también nos puede ayudar a mejorar la seguridad del evento a través de la videovigilancia, pero es fundamental, de nuevo, informar de todo siempre a los asistentes.
Como puedes ver, la aplicación de la inteligencia artificial en eventos puede ayudarte en su organización y desarrollo, aunque es importante cumplir con la ética y saber también cómo hacer uso de esta herramienta para que todo salga correctamente. En Andrómeda Eventos podemos conseguir que tu evento sea un éxito implementando la IA cuando lo necesites, ¡contacta con nosotras y te ayudaremos a poner en marcha tu idea!
