El diseño de eventos es una actividad creativa y de carácter estratégico para las empresas, que implica una buena planificación, organización y ejecución para que el resultado sea el esperado.
Como expertas en la materia, sabemos que organizar un evento empresarial requiere una plena dedicación, porque hay que atender a muchos aspectos diferentes: buscar el lugar ideal, seleccionar a los invitados, buscar alojamientos, contratar a los oradores, etc. Por eso, siempre aconsejamos a las empresas dejar este tipo de tareas en manos de especialistas.
¿Qué es el diseño de eventos?
Eventos hay de muchos tipos: convenciones de empresas, bodas, lanzamientos comerciales, ferias… Dado que cada uno tiene sus propias particularidades, el diseño debe ser totalmente personalizado.
El diseño o planificación de eventos es el conjunto de actividades que contribuyen a dar forma desde cero a un acto dirigido a un público muy concreto. Esto incluye labores de planificación y conceptualización, logística y coordinación, diseño visual y estético, elaboración de la programación y el contenido, gestión de los medios tecnológicos y de producción, catering, actividades de comunicación y marketing y, una vez que el evento ha finalizado, hacer un análisis de los resultados.
Es un proceso transversal que tiene como finalidad principal que todos los elementos y profesionales que van a tomar parte en el evento trabajen de forma sincronizada y armoniosa para que todo esté listo cuando llegue el momento.
En nuestro caso, como organizadoras, actuamos como punto de enlace entre todos los profesionales que se van a encargar del catering, la publicidad, el montaje del escenario, etc., a la vez que nos mantenemos siempre en contacto con el cliente para garantizar que el evento organizado se ajusta a lo que desea.
¿Cómo hacer un diseño de evento?
Veamos de forma un poco más detallada las diferentes tareas que hay que abordar cuando se está diseñando un evento:
Planificación y conceptualización
Es el primer paso, y comienza con una reunión con el cliente para definir los objetivos que persigue con el evento. A partir de ahí se establece un presupuesto y un calendario de trabajo.
También en esta fase elegimos cuál es el concepto temático o la narrativa que va a guiar el evento, algo que resulta esencial para diseñar luego la estética del acto. Y empezamos a buscar fechas y lugares adecuados para la celebración.
Logística y coordinación
Una vez hecha la planificación más esencial y marcada en el calendario la fecha tope, es hora de empezar a trabajar todos los aspectos logísticos y coordinar a los diferentes profesionales que intervendrán en la organización.
Esto implica reservar el sitio para la celebración, contratar el servicio de catering, de decoración, de audiovisuales, gestionar el registro de invitados y su distribución (secretaría técnica).
Algo muy importante que no se puede pasar por alto en esta fase es contactar con especialistas que se encarguen de los sistemas de seguridad y el manejo de las emergencias.
Diseño visual y estética en el diseño de eventos
El evento ha de tener una identidad visual que, en el caso de ser de tipo empresarial, debe ser acorde con los elementos que ya componen la identidad visual de la marca. También es fundamental diseñar una decoración y una disposición del espacio que se ajuste al tema del evento.
Programación y contenido
En esta fase, programamos las diferentes actividades que se van a llevar a cabo dentro del evento: conferencias, actividades de entretenimiento, etc., procurando siempre que sea un contenido que resulte interesante para los asistentes.
Como lo normal es que intervengan oradores, presentadores y animadores, hay que coordinar el trabajo de estos y crear una escaleta.
Tecnología y producción en el diseño de eventos
Hay que asegurarse de que todos los sistemas de audio, vídeo y de transmisión en directo del evento funcionan a la perfección y están listos para el día de la celebración.
Catering
En este punto, lo que nosotras solemos hacer es escoger opciones de catering que tengan en cuenta las necesidades dietéticas y preferencias de los asistentes, por ejemplo, incluyendo productos sin gluten y canapés veganos.
Si se trata de eventos temáticos, es interesante que los alimentos y bebidas que se sirven encajen con la estética del acto.
Comunicación y marketing
Casi en el mismo momento en que arranca el diseño de eventos hay que poner ya en marcha la promoción de los mismos, por lo que esta es una de las tareas que hay que atender en primer lugar.
Seguimiento y evaluación
Cuando ha finalizado el evento, es hora de analizar los resultados y comprobar si se han alcanzado esos objetivos que el cliente indicó en la primera reunión.
Importancia del diseño de eventos
Un buen diseño y planificación del evento es esencial para que todo salga bien y para contar con un plan B en caso de que se produzca algún tipo de incidencia.
En el caso concreto del diseño de los espacios en los que se celebrará el acto, este tiene una importancia trascendental en cómo será el resultado:
Creación de una experiencia memorable con el diseño de eventos
Un diseño cuidado de la temática, los elementos visuales y la disposición del espacio influyen en la manera en la que los asistentes van a vivir la experiencia. Cuanto mejor sea el diseño, más impacto tendrá el recuerdo de los asistentes.
Refuerzo de la imagen de marca
Como dijimos antes, el diseño tiene muy en cuenta la imagen de la marca, y así consigue que elementos como los colores corporativos o el logotipo de la empresa queden “grabados” en la mente de quienes han asistido al evento.
Genera interés y atracción
Cuanto más atractivo sea el diseño más captará la atención del público objetivo e incentivará la participación. De ahí la importancia de escoger un tema que pueda ser de interés y en torno al que girarán la decoración, el catering, etc.
El diseño de eventos es una de las claves para el éxito de este tipo de actividades. Al tratarse de algo complejo, que lleva mucho tiempo y dedicación, lo más recomendable es dejar esta tarea en manos de especialistas. ¿Necesitas ayuda? Contacta con Andrómeda Eventos y nos encargaremos de todo lo necesario para que tengas un evento exitoso.
