Las empresas tienen muchas formas de promocionar sus productos y servicios o de llegar a un mayor número de clientes potenciales, siendo la organización de eventos corporativos una de las más interesantes por su rentabilidad y alcance.
Organizar un evento para una empresa puede ser un proceso complejo que requiere tener muchos factores en cuenta para lograr el mayor retorno de la inversión, es decir, que con una inversión ajustada se obtengan los máximos beneficios.
¿En qué consiste la organización de eventos corporativos?
Un evento corporativo es un tipo de evento que organiza una empresa con el objetivo de presentar un nuevo producto o servicio, o para proyectar una imagen concreta de su marca. Esta clase de eventos son ideales para incrementar el nivel de prestigio y reputación de la empresa, además de dar mayor visibilidad al negocio.
También es posible que el objetivo de organizar eventos corporativos sea interno, como la integración de equipos, mejorar la comunicación entre departamentos y áreas, o aumentar la motivación, implicación y productividad de los trabajadores de la empresa.
Por lo tanto, la organización de eventos la podemos definir como el proceso de diseño, planificación y ejecución de un evento para poder obtener los objetivos fijados con una mayor tasa de éxito.
¿Quién se encarga de organizar los eventos corporativos?
Si no sabes qué es un event planner, se trata de un nuevo perfil o rol profesional que tiene como objetivo la planificación, organización y coordinación de eventos para empresas. Sus funciones son controlar y organizar todo lo que sucede en un evento, desde el envío de invitaciones de asistencia o la contratación del lugar de celebración, hasta la gestión del servicio de catering o la contratación de distintos especialistas (sonido, seguridad…).
Contratar un event planner te permitirá sacar el máximo partido en las celebraciones y eventos de tu empresa, dejando en manos de un profesional cualificado y con experiencia en este tipo de organizaciones.
Organización de eventos corporativos paso a paso
Veamos cómo organizar una convención o evento para que tu empresa obtenga los mejores resultados.
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Fijar los objetivos y definir el target
El primer paso que debes realizar para organizar un evento es conocer cuáles son los objetivos que quieres alcanzar con su celebración. Definir los objetivos del evento es clave para asegurar su éxito, pues permitirá tomar mejores decisiones sobre las estrategias y acciones necesarias.
También es imprescindible que sepas a quién va dirigido el evento, es decir, que acotes el público que quieres que acuda a la convención para que puedas sacar el máximo partido de tus estrategias de comunicación, conversión y branding.
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Selección de la fecha de celebración
Otra de las claves del éxito de un evento corporativo se encuentra en la elección de la fecha ideal para su celebración. Es importante que tengas en cuenta tu target para poder establecer una fecha y horario para la convención que se adapte lo mejor posible (de esta forma maximizarás la asistencia).
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Escoger el mejor entorno
El éxito de una convención o evento de empresa depende mucho del entorno donde se celebre. La elección del área, recinto o local de celebración es una de las decisiones más importantes que se debe tomar ante la organización de eventos corporativos.
Aspectos como la facilidad de acceso, los servicios extras, la comodidad o la decoración son importantes a la hora de escoger el mejor espacio para tus eventos de empresa.
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Diseñar una estrategia de comunicación
Cuando organizas un evento debes contar con una buena estrategia de comunicación para poder llegar de forma eficiente a tu público objetivo, y de esta manera conseguir que la asistencia al mismo sea todo un éxito.
Apoyarse en nuevos canales de comunicación como redes sociales o el correo electrónico es una buena alternativa para establecer una buena promoción del evento.
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Establecer un presupuesto adecuado
La celebración de un evento empresarial tiene unos costes, por lo que es importante desarrollar un presupuesto que esté dentro de las posibilidades de la empresa para poder abarcar todos los recursos necesarios y conseguir una organización exitosa.
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Apostar por la externalización
Para sacar el máximo partido en la organización de eventos corporativos debes dejar todo el proceso en manos de profesionales con años de experiencia en este tipo de actos. Con una empresa o profesional podrás evitar errores comunes a la hora de organizar este tipo de celebraciones, podrás optimizar los recursos para sacar el máximo partido del presupuesto disponible, y tendrás una garantía de que tu evento tendrá mayor éxito y difusión.
Ventajas de organizar eventos corporativos
Organizar una feria, presentación, convención u otro evento corporativo te proporcionará interesantes beneficios, entre los que podemos destacar:
- Incrementar el prestigio de la empresa. Un buen evento de empresa conseguirá proyectar una mejor imagen de tu negocio, aumentando su prestigio, alcance y notoriedad en el mercado.
- Establecer relaciones cercanas. En un evento se establece una relación más directa y cercana con clientes y con clientes potenciales, lo que permite crear un vínculo mucho más fuerte (ayuda a la captación de clientes y la fidelización).
- Elemento diferenciador. En un mercado globalizado y digitalizado como el actual, la celebración de eventos es una gran oportunidad para diferenciarte de tus principales competidores (un buen evento puede convertirte incluso en un referente dentro de tu sector).
- Aumentar las ventas. Un evento corporativo es una oportunidad muy interesante para ofrecer productos y servicios y mostrar sus beneficios a clientes realmente interesados (por lo que las posibilidades de cerrar ventas son muy altas).
Para la organización de eventos corporativos es importante apostar por profesionales especializados en este tipo de celebraciones. Organizar un evento exitoso le proporcionará muchos beneficios a tu negocio, por lo que debes priorizar en su organización aspectos como la planificación y la seriedad.
